Qué son las tablas dinámicas en Excel

Las tablas dinámicas en Excel son un tipo de tabla que nos permiten decidir con facilidad los campos que aparecerán como columnas, como filas y como valores de la tabla y podemos hacer modificaciones a dicha definición en el momento que lo deseemos.

Las conocemos como tablas dinámicas porque tú decides “dinámicamente” la estructura de la tabla, es decir sus columnas, filas y valores.

Las tablas dinámicas en Excel también son conocidas como tablas pivote debido a su nombre en inglés: Pivot tables. Son una gran herramienta que nos ayuda a realizar un análisis profundo de nuestros datos ya que podemos filtrar, ordenar y agrupar la información de la tabla dinámica de acuerdo a nuestras necesidades.

Para qué sirven las tablas dinámicas en Excel

Por la descripción que he dado hasta el momento, pareciera que las tablas dinámicas en Excelson una maravilla. El problema es que muchos usuarios de Excel no las utilizan porque parecieran ser complejas, sin embargo una vez que conoces y entiendes su funcionamiento te darás cuenta de todos sus beneficios.

Las tablas dinámicas en Excel nos ayudan a comparar grandes cantidades de datos e intercambiar fácilmente columnas por filas dentro de la misma tabla y realizar filtros que resulten en reportes que de otra manera necesitaríamos un tiempo considerable para construirlos. Considera el siguiente ejemplo.

En una hoja de Excel tengo la información de ventas de diferentes establecimientos de la empresa así como el nombre del vendedor que realizó la venta.

En unos cuantos clics puedo crear una tabla dinámica que muestre las ventas mensuales de cada uno de los establecimientos:

Esta tabla dinámica nos permite saber fácilmente que el mes de marzo tiene el monto de ventas mayor de todo el período. De la misma manera podemos saber que el establecimiento Este es el que tiene al monto de ventas mayor de todo el período.

Ahora bien, con un par de clics adicionales puedo modificar la misma tabla dinámica para conocer las ventas de cada uno de los vendedores:

Fácilmente puedo conocer que el vendedor con mayor monto de ventas en el período es Caro.

Este tipo de información no se puede obtener a simple vista de la tabla original. Fue a través de la tabla dinámica que hemos podido analizar de una mejor manera nuestros datos.

Cuando utilizar tablas dinámicas

Cuando tienes una tabla con datos que deseas analizar desde diferentes puntos de vista, será un indicador para saber que debes utilizar una tabla dinámica.

De igual manera, si tus datos tienen registros que deseas agrupar y totalizar para realizar una comparación entre ellos, será otro indicador de que una tabla dinámica será la mejor opción. Esta agrupación también aplica cuando deseas agrupar por fechas una tabla dinámica ya que podrás hacerlo con facilidad.

FILTROS DE DATOS EN EXCEL

¿QUÉ SON LOS FILTROS DE EXCEL?

Los filtros Excel facilitan la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.

Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.

Entonces, los filtros sirven para obtener una lista mas simple a partir de otra mas compleja, esto se hace eliminando filas que cumplen con determinadas condiciones o criterios.

          TIPOS DE FILTROS EN EXCEL

¿CUÁNTOS TIPOS DE FILTROS HAY?

Existen dos tipos de filtros:

      1. Auto filtros: Ayuda a administrar facilmente hojas de calculo de gran tamaño, que requieran de filtros con criterios simples.

   2. Filtro Avanzado: Permiten trabajar con filtros por medio de condiciones mas complejas, no muestra listas desplegables para las columnas sino tiene que escribir los criterios.

Qué es el formato condicional en Excel 2013

El formato condicional en Excel nos permite aplicar de manera selectiva un formato a las celdas de acuerdo a su contenido. Este formato se aplicará de manera automática sobre la celda después de evaluar el cumplimiento de la regla de formato condicional.

Para qué sirve el formato condicional

Es muy común entre los usuarios de Excel querer cambiar la apariencia de una celda en base a su valor o al resultado de otra fórmula. Sin embargo, no existe una función de Excel que nos permita cambiar el color de fondo de una celda o el color de la fuente y por esa razón se creó el formato condicional en Excel que nos permite evaluar el valor de una celda para decidir si se aplicará o no el formato definido.

Es así como el formato condicional nos sirve para detectar de una manera visual a aquellas celdas que cumplen con una condición establecida. Cada vez que cambiemos el valor de una celda, Excel volverá a hacer la evaluación de la regla para saber si debe seguir aplicando el formato.

Reglas de formato condicional

Podemos definir una regla de formato condicional como la condición que debe cumplirse para que Excel aplique el formato a una celda, si la regla no se cumple entonces no se hará ningún cambio a la apariencia de la celda. Una regla de formato condicional nos ayuda a especificar dos cosas:

• El criterio de decisión para saber si se debe aplicar el formato a una celda.
• El formato que se debe aplicar en caso de que se cumpla la regla.

Cada regla de formato condicional se puede aplicar a una sola celda o a un rango de celdas y una misma celda puede tener varias reglas de formato condicional aplicadas sobre ella pero será visible aquella regla que tenga la mayor prioridad. Dicha prioridad se define dentro del Administrador de reglas de formato condicionales.

Formato de celdas

Al crear una regla de formato condicional podremos indicar el detalle del formato de la celda que será aplicado cuando se cumpla la condición establecida. Para la mayoría de las reglas tendremos la posibilidad de ingresar al cuadro de diálogo Formato de celdas para especificar todo el detalle del formato.

• Formato: En la sección Formato podemos establecer el formato para los números.
• Fuente: Nos permite elegir la fuente a utilizar así como su tamaño y estilo.
• Borde: Podemos especificar el estilo y color de los bordes de la celda.
• Relleno: Elegimos el color de fondo de la celda o una trama.

Todas estas características integran el formato de la celda que será aplicado cuando se cumpla la regla de formato condicional.

Ejemplo de formato condicional

Tenemos un rango de celdas con números entre 1 y 100 y deseamos resaltar las celdas que tengan un valor mayor que 60. Para crear la regla de formato condicional seleccionamos primero el rango de celdas a las que aplicaremos el formato condicional y luego vamos a Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Es mayor que.

Se mostrará el cuadro de diálogo Es mayor que donde podremos indicar el valor mínimo que deben cumplir las celdas y también podremos elegir el formato que será aplicado:

Mientras especificamos los valores en el cuadro de diálogo, Excel mostrará una vista previa y podremos ver de antemano cómo se verán las celdas al aplicar el formato seleccionado. Al pulsar el botón Aceptar se creará la nueva regla de formato condicional y será aplicada sobre todas las celdas del rango previamente seleccionado.

Ejemplos de formato condicional en Excel 2013

En esta ocasión realizaremos algunos ejemplos de formato condicional en Excel 2013 para dejar en claro el potencial y ventajas de uso que nos ofrece esta funcionalidad al momento de analizar nuestros datos.

Formato condicional en números

Cuando los datos de nuestras celdas son valores numéricos, Excel provee de varias opciones para aplicar un formato condicional rápidamente. Las primeras alternativas que analizaremos serán las que se encuentran en Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas.

Sabiendo que nuestros datos son valores numéricos, podemos utilizar las siguientes opciones:

• Es mayor que: Se aplicará el formato a todas las celdas con un valor mayor al especificado.
• En menor que: El formato será aplicado a las celdas con un valor menor que el indicado.
• Entre: Excel evaluará las celdas para saber aquellas que tengan un valor dentro del rango indicado y se les aplicará el formato.
• Es igual a: Solo las celdas que sean iguales al valor indicado tendrán el formato.

Una vez que seleccionamos la opción que deseamos utilizar, Excel mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá indicar los valores numéricos con los cuales se realizará la comparación y también podremos proporcionar todo el detalle del formato a aplicar. En la siguiente imagen puedes notar la aplicación de cada una de las reglas mencionadas anteriormente sobre nuestros datos numéricos:

Otras reglas de formato condicional que podemos aplicar rápidamente a celdas con valores numéricos son las que se encuentran bajo la opción de menú Reglas superiores e inferiores:

A continuación describo brevemente cada una de estas opciones de formato condicional.

• 10 superiores: Se aplicará el formato exactamente a las 10 celdas que tengan los valores más altos. Es posible modificar la cantidad de celdas superiores a las que se aplicará el formato.
• 10% de valores superiores: Excel aplicará el formato al 10% de las celdas que contengan los valores más altos. También es posible indicar un porcentaje diferente al 10%.
• 10 inferiores: El formato se aplica a las 10 celdas con los valores más bajos.
• 10% de valores inferiores: El formato es aplicado al 10% de las celdas con los valores más bajos dentro del rango.
• Por encima del promedio: Excel obtiene el promedio de todos los valores numéricos del rango y aplica el formato a las celdas que tengan un valor por encima de dicho promedio.
• Por debajo del promedio: Después de obtener el promedio, el formato será aplicado en las celdas que tengan un valor inferior.

En la siguiente imagen vemos aplicada cada una de las reglas de formato condicionalanteriores:

Con estos ejemplos de formato condicional podemos ver lo fácil que es utilizar esta funcionalidad para resaltar los valores numéricos de nuestro interés.

Formato condicional en texto

Si nuestras celdas contienen texto podemos utilizar algunas opciones de formato condicionalpara resaltar nuestras celdas. La primera opción que podemos utilizar es la regla que nos ayuda a saber si un valor es igual a otro, me refiero a la opción que se encuentra en Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Es igual a.

Esta opción comparará el valor de cada celda con la cadena de texto especificada y en caso de ser iguales se aplicará el formato. Es importante mencionar que esta regla no es sensible a mayúsculas y minúsculas. Otra regla de formato condicional para texto que podemos utilizar es la opción Texto que contiene que se encuentra en el mismo menú que la opción anterior, solo que en este caso, Excel buscará las celdas que contengan la cadena de texto especificada. Observa un ejemplo de ambas reglas:

Formato condicional en fechas

Si los datos que tenemos en nuestra hoja son fechas, entonces existe una opción especialmente diseñada para este tipo de datos. Podemos aplicar formato condicional a celdas que contienen fechas desde Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Una fecha. Al hacer clic sobre esta opción se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

Esta opción nos permitirá resaltar fácilmente las celdas que contengan una fecha que cumpla con el criterio seleccionado: Hoy, Ayer, Mañana, En los últimos 7 días, Semana pasada, etc.

Resaltar duplicados con Formato condicional

También es posible utilizar el formato condicional para resaltar duplicados en nuestros datos. Esta opción funciona para cualquier tipo de dato que tengamos en las celdas, ya sean números, fechas e inclusive texto. La opción que tenemos que elegir para resaltar valores duplicados se encuentra en Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Duplicar valores:

Esto mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá elegir si queremos resaltar los valores que están duplicados o los valores únicos. A continuación puedes ver un ejemplo de estas opciones sobre nuestros datos:

La regla Duplicados se aplicará sobre todos los elementos que aparecen más de una vez y la reglaÚnicos será para las celdas que solamente aparecen una vez dentro del rango.
Con estos ejemplos de formato condicional en Excel 2013 podemos darnos cuenta de los beneficios que tiene esta funcionalidad para ayudarnos a resaltar rápidamente celdas que cumplen con algún criterio establecido. Además de las opciones revisadas hasta ahora existen otros tipos de formato condicional que revisaremos en lecciones posteriores.

RECONOCIMIENTO DEL ENTORNO DE EXCEL

Microsoft Excel.

Es una Hoja electrónica que nos permite construir planillas, cuadros estadísticos, registros de asistencias de notas etc.

Para ingresar tenemos que:

1.1 Ejecución del programa

1.-Click en el Botón Inicio

2.- Seleccionar Todos los Programas

3. - Click en Microsoft Excel

Nos mostrara la ventana de Bienvenida de Microsoft Excel.

1.2 El entorno de Microsoft Excel

Reconocimiento de la hoja Electrónica

Consta de 65536 Filas

Y Las columnas están en forma de letras de A hasta IV

Contiene Celdas cada una de ellas son separadas

Puedes trabajar y grabar varias hojas de trabajo en un mismo archivo

Puedes insertar CONSTANTES y FORMULAS

CONSTANTES:

Dentro de los datos contantes se agrupan los tipos de datos texto, numéricos y fecha/hora.

*Tipo de dato Texto

Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, números y símbolos), es decir, es de naturaleza alfanumérica y puede tener hasta un máximo de 32.000 caracteres.

*Tipo de datos Numéricos

Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, números y símbolos), es decir, es de naturaleza alfanumérica y puede tener hasta un máximo de 32.000 caracteres.

*Tipos de datos Fecha/Hora

Un dato tipo fecha/hora es tratado como un número, correspondiendo a cada fecha el número equivalente al de días transcurridos desde el 1 de Enero de 1.900 hasta la fecha en cuestión. A la hora le corresponde la fracción resultado de dividir el número de segundos transcurridos desde las 0 horas, por el número de segundos que tiene un día (86.400).

Por ejemplo el número 10 equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900, y el número 10,75 equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900 a las 18:00 horas. De esta forma es posible realizar operaciones matemáticas con celdas que contengan fechas u horas. Las fechas, por ejemplo se pueden restar (fecha de hoy - fecha de nacimiento = días vividos).

FORMULAS:

Una fórmula es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Las fórmulas permiten realizar cálculos, más o menos complejos, con los datos introducidos en la hoja de cálculo.

QUE ES TABLA DE CONTENIDO

Tabla de contenido

Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los títulos de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos puede contener o no el número de página y puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que miramos cuando queremos saber qué temas tratará. Si hemos dado a los títulos del documento un formato que incluya los niveles de esquema.

COMO CREAR UNA TABLA DE CONTENIDO